서류 정리 방법

콘텐츠

• 시작하기
• 문서 수집
• 분류하다
• 별도의 중요한 문서
• 월렛 복제
• 간단한 신고 시스템 만들기
• 지속적인 유지 관리

대부분의 사람들은 중요한 문서가 필요할 때까지 생각하지 않습니다. 서류가 모든 곳에 퍼져 있고 본사에 중앙 조직 시스템이 없다면 사물을 찾는 데 많은 시간과 에너지를 낭비 할 수 있습니다. 당신은 무언가를 잃을 수도 있습니다.

시작하기

몇 가지 간단한 단계만으로 중요한 종이 문서를 구성 할 수 있습니다. 작은 2 칸 수납 캐비닛 또는 휴대용 걸 이용 파일 상자, 6 가지 색상의 파일 걸기, 마닐라 3 컷, 상단 탭 폴더 및 옵션 내화 금고. 또는 대형 바인더 및 탭 인서트를 구입할 수 있습니다. 이제 시작할 준비가되었습니다.

문서 수집

중요한 문서를 모두 구성하려면 먼저 해당 문서를 찾아야합니다. 때로는 말보다 쉽습니다. 홈 오피스 서랍과 책상이나 테이블에 쌓인 용지를 확인하십시오. 주방 조리대와 바구니뿐만 아니라 주방 조리대를 어지럽히는 종이 더미를 확인하십시오. 침실 옷장과 스탠드를보십시오. 마지막으로, 지갑이나 서류 가방에서 실수로 가지고 다니는 중요한 문서가 있는지 확인하십시오.

분류하다

가장 중요한 문서는 다음 6 가지 범주 중 하나에 속합니다. 수집 된 모든 문서를 다음과 같이 정렬하십시오.

1. 주택 및 부동산 기록 : 모기지, 재산 증서, 주택 개량 프로젝트 및 영수증, 기기 매뉴얼 및 보증, 재산세 정보, 주택 보험 정책 및 매뉴얼
2. 자동 기록 : 직함, 유지 보수 기록, 보험 정책 및 정보, 대출 정보 및 지불 기록
3. 건강 기록 : 보험 정책, 건강 보험 혜택 매뉴얼, 의료 혜택 설명, 의사 청구서, 처방 목록, 유연한 지출 계정 정보, 의료 영수증, 의료 지시서, 생명 보험 정책
4. 재무 기록 : 은행 명세서, 세금 신고, 세금 공제 기록, 투자 기록, 대출 기록, 신용 카드 명세서
5. 전자 기록 : 휴대폰 계약 및 장비 매뉴얼; 컴퓨터, 랩톱 및 태블릿에 대한 판매 영수증 및 보증; 케이블 및 인터넷 요금제 및 청구서; 무선 라우터 판매 영수증 및 매뉴얼
6. 개인 기록 : 출생 증명서, 결혼 증명서, 이혼 증명서, 양육권 서류, 사회 보장 정보, 예방 접종 기록, 여권, 병역 기록, 침례 및 확인 기록, 유언장, 장례 계획 및 매장지 정보. 당신은 각 가족 구성원을 위해 이것을 가지고 있어야합니다. 애완 동물이있는 경우, 수의사 및 백신 정보와 같은 중요한 문서를이 범주에 포함시킬 수도 있습니다.

별도의 중요한 문서

중요한 문서의 대부분은 일반 서류 보관함이나 휴대용 매달린 파일 상자에 보관할 수 있습니다. 그러나 일부는 실제로 내화 금고 또는 안전 금고와 같은 오프 사이트 보관 옵션에 보관해야합니다.

중요한 문서는 교체하기가 매우 어렵거나 시간이 많이 걸리는 문서입니다. 여기에는 신원 도용자가 도난 당할 수있는 민감한 개인 정보가 포함될 수 있습니다. 한편, 집이 화재 나 홍수로 파괴 된 경우 이러한 중요한 문서는 그대로 유지하기를 원할 것입니다.

대부분의 사람들에게 사회 보장 정보, 출생 증명서, 보험 정책 및 대리인의 연락처 정보, 유언장, 재산 증서, 자동차 소유권, 여권 및 원본 서명이 필요한 계약 또는 계약과 같은 문서가 매우 중요합니다.

내화 금고 또는 오프 사이트 보관 옵션에 보관하는 모든 중요한 문서의 마스터 목록을 작성하십시오.

월렛 복제

우리 대부분은 지갑에 중요한 정보를 매일 가지고 다니기 때문에 분실하거나 도난 당하면 매우 불편할 것입니다.

운전 면허증, 장기 기증자 카드, 건강 보험 카드, 체육관 회원 카드, 도서관, 식료품 점 로열티 프로그램, 창고 클럽 등, 그리고 가장 중요한 모든 신용 카드 및 직불 카드 (사본 앞면) 사본을 만드십시오. 그리고 뒤). 이 사본은 다른 중요한 종이 문서와 함께 보관하십시오.

간단한 신고 시스템 만들기

제출 시스템이 단순할수록 일관된 기준으로 사용할 가능성이 높습니다. 중요한 문서의 각 범주를 가져와 매달린 파일 색상으로 지정하십시오.

• 주택 및 부동산 기록
• 자동 기록
• 건강 기록
• 재무 기록
• 전자 기록
• 개인 기록

각 범주에있는 문서 수에 따라 적절한 수의 행 파일을 파일 시스템에 추가하십시오.

마닐라 폴더를 사용하고 각 범주 내의 개별 문서마다 폴더를 만듭니다. 폴더를 적절한 색상의 매달린 파일 섹션에 배치하십시오.

큰 3 링 바인더 및 탭 삽입물을 구입 한 경우 동일한 레코드 이름으로 탭에 레이블을 붙이고 모든 문서에 구멍을 뚫고 정리하십시오. 용지에 구멍을 뚫을 수없는 경우 폴더 안에 넣고 대신 구멍을 뚫습니다.

서류 작업이 마음에 들지 않으면이 순간이 어려울 수 있습니다. 이 모든 문서를 스캔하여 하드 드라이브에 저장 한 다음 원본을 파쇄 할 수 있습니다.

그러나 일부 서류 작업은 더 잘 저장되므로 자신의 재량을 사용하십시오. 모든 중요한 문서의 원본을 보관하십시오. 다른 사람들에 대해 최선의 판단을하십시오. 종이를 쓰지 않아도 대부분의 금융 기관은 행복합니다.

지속적인 유지 관리

중요한 서류가 정리되면 보관하십시오. 매월 청구서를 지불 할 때 새로운 서류를 제출 시스템의 해당 섹션에 제출하십시오. 동시에, 한 달 동안 시스템에서 제거하여 제출 시스템에 남아 있지 않은 문서를 찾으십시오. 다시 제출하십시오. 일 년에 두 번 이상, 정리 시스템의 문서를 검토하여 제거 할 수 있는지 확인하십시오. 따라야 할 좋은 일정은 학년도의 첫날과 매 학년 말입니다.

약간의 노력만으로도 중요한 종이 문서를 구성하여 장기적인 이점을 누리고 시간을 절약 할 수 있습니다.