생산성 향상에 도움이되는 회의 관리 사례

동영상: [이렇개 해결하라] 제조업 현장관리와 생산성향상(원가혁신, 제조기술)

콘텐츠

회의 관리 키 — PAT 스탠드
정시에 회의를 시작하십시오
회의 주제를 유지
회의 메모 / 분 유지 및 배포
결론

우리는 회의에서 많은 일을합니다. 많은 경우 회의 관리 관행이 좋지 않으면 참가자의 시간이 비생산적으로 사용됩니다. 관련 기사에서는 5 가지 일반적인 회의 시나리오를 생산적인 이벤트로 전환하는 방법에 대한 지침을 제공합니다. 다음은 유틸리티의 유용성, 생산성 및 회의 영향을 강화하는 데 도움이되는 추가 아이디어입니다.

회의 관리 키 — PAT 스탠드

일부 관리자는 P.A.T. 회의에 대한 접근 피외치다 ㅏ젠다, 그리고 티imeframe. 세션에 앞서 참가자들에게 이러한 중요한 맥락을 제시하도록함으로써 사람들은 회의의 전반적인 의도에 참여하고 지원할 준비가 된 것으로 보입니다. 명확한 P.A.T. 개요는 생산적인 세션을 보장합니다.

회의의 목적은 최대 1 ~ 2 문장으로 정의 할 수 있어야합니다. "이 회의는 새 마케팅 캠페인을 계획하기위한 것"또는 "이 회의는 반품 처리에 대한 배송의 새로운 정책을 검토하는 것입니다." 목적은 모든 사람들이 자신이 왜 존재하는지, 무엇을해야하는지, 진행을 안내하고 결론을 이끌어내는 방법을 알 수 있도록 도와줍니다.

의제를 설정하십시오. 검토 / 토론 / 검사 할 항목을 나열하십시오. 우리는 각 의제 항목에 시간 제한을 지정하고 (아래 참조) 토론을 조정하는 담당자를 식별합니다. 기간을 설정하십시오. 최소한 시작 및 종료 시간을 설정하십시오. 또한 의제의 각 항목에 대한 기간을 설정하는 것이 좋습니다. 총 회의 시간에 맞춰야합니다.

정시에 회의를 시작하십시오

사람들이 예정된 시작 시간으로부터 5 분 또는 10 분까지 회의를 시작하는 문화 중 하나에서 일한다면, 새로운 트렌드를 시작할 때입니다. 한 회사는 관리자가 예정된 시작 시간에 문을 닫도록 권장하며 지각 한 사람들은 참석을 환영하지 않습니다. 이것은 당신이 행동하는 것보다 더 엄중 한 것이지만, 회의를 주문하고, 목적을 검토하고, 기대와 시간을 확인하는 것에 대한 자격이 없어야합니다.

꼬챙이가 나타날 때까지 기다리지 마십시오. 누군가 늦게 도착하면 돌아 가지 말고 이미 다룬 내용을 검토하십시오. 회의 주제를 계속하십시오. 이것은 곤경에 어색하고 다음 회의에 정시에 도착할 확률을 향상시킵니다.

모임 주최자 / 스폰서가 제 시간에 나타나지 않으면 모임이 취소 된 것으로 간주하고 작업으로 돌아갑니다. 5-7 분의 대기 시간이 합리적입니다. 이상하게도 회의 주최자는 예상치 못한 어려움을 겪었으므로 기다리는 시간을 낭비하지 않는 것이 좋습니다.

회의 주제를 유지

좋은 방법은 회의 중에 모든 사람을 추적하는 역할을 누군가에게 할당하는 것입니다. 토론이 표류되어 의견, 아이디어, 사실 및 감정이 소용돌이 치는 경우가 너무 많습니다. 대신, 역할을 배정하고 참석 한 모든 사람에게 토론이 의제와 특정 토론 항목에서 벗어날 경우이 개인이 개입 할 것이라고 알립니다. 일부 회사에서는이 역할을 "트래픽 대처"라고하며 다른 회사에서는 "주제 키퍼"라고합니다. 라벨에 관계없이이 역할은 회의의 효율성과 생산성을 강화하는 데 매우 도움이됩니다.

의제 이외이지만 논의해야 할 추가 주제가있는 경우, 향후 고려 및 토론 또는 개별 회의를 위해 주제를 명확하게 파악하여 "주차장"에 배치해야합니다. 회의 소유자는 전체 회의 목적을 지원하는 경우 사소한 발산 논의를 허용 할 권리가 있습니다.

회의 메모 / 분 유지 및 배포

회의 주최자 이외의 사람이 회의록을 유지해야합니다. 분을 잘 기록하면 다음이 포함됩니다.

회의 시간, 날짜, 위치
목적에 대한 설명
의제 사본
참석자 목록 및 참석하지 않은 사람 목록
결론, 조치 항목, 책임 및 완료 날짜에 대한 자세한 요약 목록입니다. 많은 노트 태커들은이 의제를 결론과 행동을 나열하기위한 가이드로 사용합니다.
진정으로 필요한 경우 계획된 후속 회의.

이상적으로는 회의가 끝난 후 가능한 한 빨리 영업일 기준으로 회의 메모를 배포하십시오. 회의록과 메모는 다른 이해 당사자 나 회의를 놓친 사람들을위한 정보원뿐만 아니라 참가자에게 중요한 알림 역할을합니다. 회의록은 사람들과 팀에게 헌신적 인 후속 조치를 상기시키기 위해 활용할 수있는 훌륭한 도구입니다.